Najczęściej zadawane pytania

Polsko-Ukraińśka Rada Wymiany Młodzieży

Kto zarządza działaniami Rady?

Działaniami Rady zarządzają Narodowe Instytucje Zarządzające. W Polsce jest to Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, a na Ukrainie Ministesrtwo Młodzieży i Sportu Ukrainy. Więcej informacji o NIZ znajdziecie na: http://www.wymianymlodziezy.frse.org.pl/o-nas/niz.

Jaką pomoc można otrzymać od Rady?

Rada poprzez konkurs wniosków wspiera finansowo polsko-ukraińśkie projekty młodzieżowe. Ponadto oferuje pomoc merytoryczną w postaci szkoleń, spotkań informacyjnych i konsultacji indywidualnych na temat projektów.

Z jakich źródeł finansowane są działania Rady, w tym konkurs wniosków?

Donatorem, czyli jednostką finansującą działania Funduszu jest Ministerstwo Edukacji Narodowej. Oznacza to, że pieniądze pochodzą z budżetu Polski.

Gdzie należy realizować projekty Rady?

To wnioskodawca decyduje gdzie będzie realizować projekt. W trakcie jednego projektu można przebywać na terenie zarówno Polski, jak i Ukrainy.

Gdzie należy realizować wizytę przygotowawczą?

Wizyta przygotowawcza powinna być zaplanowana i zrealizowania w miejscu realizacji projektu, tak aby podczas wizyty sprawdzić warunki i możliwości pracy w wybranym miejscu.

Na co można przeznaczyć kwotę kosztów przygotowań?

Kwotę z kategorii kosztów przygotowań powinno się przeznaczyć na działania mające na celu przygotowanie uczestników obu grup do spotkania. Na przykład na materiały biurowe/plastyczne, ubezpieczenie (obowiązkowe), warsztaty językowe przygotowujące do spotkania itp.

Na co można przeznaczyć pieniądze z kategorii koszty podróży?

Pieniądze w ramach kategorii koszty podróży można przeznaczyć TYLKO na sfinansowanie podróży obu grup do miejsca docelowego realizacji projektu. Koszty transportu lokalnego (dojazd do muzeum itp.) powinny być finansowe w ramach kategorii koszty działań.

W jakim języku należy złożyć wniosek?

Informujemy, iż wszystkie wnioski składane do Narodowych Instytucji Zarządzających powinny zostać złożone w języku narodowym. W języku angielskim może zostać złożona tylko część III wniosku - deklaracja partnerska.

W jaki sposób należy złożyć wniosek na konkurs?

Każdy wniosek musi zostać przesłany poprzez system on-line wraz z odpowiednimi załącznikami, które dodajemy do wniosku także w wersji online.

Czy otrzymam informacje na temat decyzji Rady i kiedy?

Decyzja Rady zostanie ogłoszona do 3 miesięcy od zakończenia konkursu wniosków.

Czy pomyłka w budżecie np. złe stawki finansowe powodują, że wniosek odpada formalnie?

NIE. Takie pomyłki są uzupełniane, poprawiane już po ogłoszeniu wyników konkursu. 

Czy w skład organizacji partnerskich realizujących projekt może wchodzić inne państwo niż Polska i Ukraina?

NIE. Działalność Rady dedykowana jest tylko tym dwóm krajom.

Czy w ramach konkursu wniosków możliwe jest dofinansowanie nowo powstałego festiwalu, koncertu, sztuki teatralnej?

Tak jest to możliwe, pod warunkiem, że jest to nowy festiwal, koncert itp., a nie finansowanie kolejne edycji już istniejącego wydarzenia.

Czy projekt w ramach konkursu może zostać napisany przez nauczyciela, wychowawcę?

NIE. Projekt powinien od samego początku, czyli jego idei, być dziełem młodzieży. Nauczyciel może pełnić rolę „facilitatora”, czyli osoby wspierającej, pomagającej, w tym wypełniającej wniosek. Jednak to młodzież powinna być pomysłodawcą przedsięwzięcia. Aktywne uczestnictwo młodzieży to jeden z głównych filarów jakości projektów.

Czy brak takich dokumentów jak KRS, NIP, statut powoduje, iż wniosek odpada formalnie?

TAK. Wszystkie te dokumenty poświadczają jeden z formalnych wymogów konkursowych dotyczący osobowości prawnej podmiotu starającego się o dofinansowanie projektu. Brak tych dokumentów uniemożliwia ekspertowi zweryfikowanie osobowości prawnej Waszej organizacji. 

Gdzie znajdę zasady i wytyczne do konkursu wniosków?

Wytyczne i zasady konkursu co roku ogłaszane są i zamieszczone na stronie internetowej  w zakładce ‘Konkurs wniosków'.

W JAKIM TERMINIE ZOSTANIE STWORZONA I ODESŁANA DO BENEFICJENTA UMOWA?

Aby umowa została stworzona i odesłana należy potwierdzić mailowo otrzymanie informacji o decyzji Komitetu, ewentualnie po otrzymaniu informacji o braku dokumentów, dosłać je.

KIEDY OD MOMENTU PODPISANIA UMOWY ZOSTANĄ WYPŁACONE ŚRODKI FINANSOWE?

Aby środki zostały wypłacone muszą być spełnione następujące warunki:

  • Narodowa Instytucja Zarządzająca (NIZ) musi otrzymać środki z MEN;
  • beneficjent musi spełnić wszystkie warunki z decyzji oraz dosłać wszelkie potrzebne dokumenty;
  • umowa finansowa musi zostać podpisana przez oba podmioty (beneficjenta i FRSE).

Jeżeli NIZ posiada środki finansowe z MEN to pieniądze zostaną wypłacone na konto beneficjenta w ciągu 14 dni od podpisania umowy. W praktyce zajmuje to około 2 dni.

JAKIE NALEŻY PRZEDŁOŻYĆ DOKUMENTY JEŻELI OSOBĄ PODPISUJĄCĄ UMOWĘ JEST OSOBA UPOWAŻNIONA DO TEGO?

Należy przedłożyć stosowne upoważnienie oraz dokument stwierdzający stanowisko upoważniającego. Przykład: Dyrektor szkoły Jan Kowalski został upoważniony przez Burmistrza Macieja Iksińskiego do podpisania i rozliczenia projektu. Należy załączyć upoważnienie dla Jana Kowalskiego oraz wybór Macieja Iksińskiego na stanowisko Burmistrza.

Upoważnienie powinno być wystawione na daną osobę i dotyczyć konkretnego projektu. W upoważnieniu powinien być określony zakres czynności, które może podejmować osoba upoważniona.

KTO ZE STRONY BENEFICJENTA PODPISUJE UMOWĘ?

W dokumentach takich jak, KRS, odpowiednie ustawy, dokumenty wewnętrzne znajdują się informacje o reprezentantach prawnych instytucji/organizacji

W JAKIEJ WALUCIE ZOSTANĄ WYPŁACONE ŚRODKI FINANSOWE DLA PODMIOTÓW, KTÓRE WYGRAŁY KONKURS?

Środki finansowe zostaną wypłacone w złotówkach po średnim kursie NBP z miesiąca ogłoszenia konkursu. Umowa finansowa również zostanie podpisana w złotówkach.

CZY JEŻELI PRZYJECHAŁO MNIEJ UCZESTNIKÓW NIŻ ZAPLANOWANO TO TRZEBA BĘDZIE ZWRACAĆ PIENIĄDZE?

Tak. Kwota działań obliczana jest na podstawie stawki ryczałtowej na dzień na uczestnika, jeżeli uczestników jest mnie niż przewidziała to umowa, należy rozliczyć się wg faktycznego stanu uczestników.

W JAKI SPOSÓB NALEŻY ZGŁASZAĆ ZMIANY W PROJEKCIE?

Wszelkie zmiany, które ingerują w umowę finansową oraz jej załączniki (wniosek) muszą zostać zgłoszone w drodze oficjalnego pisma.

Wszystkie zmiany muszą być zgłaszane przed zaistniałym faktem, na bieżąco.

CZY MOŻLIWA JEST ZMIANA TERMINU DZIAŁAŃ PROJEKTU?

Tak. Jeżeli informacja o zmianie terminu zostanie przesłana po podpisaniu umowy finansowej, a zmiana ta będzie wychodzić poza ramy czasowe obowiązywania umowy, potrzebny będzie aneks. Jeżeli natomiast zmiany będą się mieścić w ramach czasowych tej umowy  wystarczy tylko zgoda Funduszu na te  zmiany.

Ważne aby zawsze informować o zmianach w sposób oficjalny, a przede wszystkim  przed zaistniałą sytuacją. 

CZY OBOWIĄZKOWE JEST PRZEKAZANIE ORGANIZACJI PARTNERSKIEJ KOSZTÓW PRZYGOTOWANIA PROJEKTU?  Czy ze względu na bardzo krótki czas przygotowań można za zgodą organizacji partnerskiej i według ich życzeń wydatkować środki?

5% środków powinno zostać przekazane organizacji partnerskiej. Jeśli nie będzie to możliwe przed rozpoczęciem działań, bo np. beneficjent nie otrzymał płatności z FRSE, to wówczas partner powinien ponieść koszty, które następnie beneficjent mu zrefunduje.

KIEDY NALEŻY PRZEKAZAĆ KWOTĘ NA PRZYGOTOWANIE PROJEKTU ORGANIZACJI PARTNERSKIEJ?

Środki na przygotowanie projektu należy przekazać organizacji partnerskiej przed realizacją działań, tak aby można było zrealizować zaplanowane działania przygotowawcze, czy zakupić ubezpieczenie.

W indywidualnych przypadkach zgadzamy się na inne rozwiązania.

W JAKI SPOSÓB PRZEKAZAĆ KWOTĘ PRZYGOTOWAŃ DLA ORGANIZACJI PARTNERSKEIJ?

Kwotę przygotowań przeznaczoną dla organizacji partnerskiej należy przekazać w formie przelewu lub wypłaty z kasy.

Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich (także „kasa wypłaciła”) powinny być udokumentowane w księgowości organizacji za pomocą:

  • Umowy z partnerem (W przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne jest oświadczenie/request for payment, w którym leader grupy przyjmuje środki na swoje konto w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie);
  • Wezwania do zapłaty (Request for payment)/rachunku/faktury/noty debetowej wystawionej przez organizację partnerską;
  • Potwierdzenia przelewu lub KW.
CZY KWOTA STAŁA W RAMACH PRZYGOTOWAŃ PROJEKTU MUSI BYĆ WYDATKOWANA PRZED ROZPOCZĘCIEM DZIAŁAŃ PROJEKTU?

Nie wymagamy aby ich wydatkowanie było uzależnione od podziału czasowego projektu. Pieniądze muszą natomiast być wydatkowane w ramach dat obowiązywania umowy finansowej.

NA CO MOŻNA PRZEZNACZYĆ KWOTĘ ZWIĄZANĄ Z UPOWSZECHNIANIEM REZULTATÓW PROJEKTÓW?

Kwota ta związana jest z promocją rezultatów projektu np. wystawą zdjęć wykonanych podczas projektu, publikacją opisującą tematy, które podejmowaliście podczas projektu, organizacją spotkań, podczas których prezentowaliście rezultaty projektu. Kwoty tej NIE MOŻNA przeznaczyć na gadżety promocyjne projektu, czyli wszystkie materiały, które tylko promują projekt, a nie mówią o jego rezultatach, jak: czapeczki, koszulki, kubki, plakaty, banery informacyjne itp.

JAK I CZY MOŻNA ZAPŁACIĆ ORGANIZACJI PARTNERSKIEJ ZA WYNAJEM SALI?

Jeśli to organizacja partnerska jest właścicielem sali i świadczy usługi jej wynajmu, to wówczas można dokonać rozliczenia kosztu na postawie faktury, bądź rachunku wystawionego przez organizację partnerską. Jeśli natomiast partner nie może wystawić ani faktury ani rachunku to wówczas rozliczenia należy dokonać zgodnie z przepisami polskiego prawa oraz wewnętrznymi przepisami beneficjenta (koszty działań są kosztami ryczałtowymi).

W KTÓREJ KATEGORII MOŻNA OPŁACIĆ KSIĘGOWĄ, KOORDYNATORA?

Te koszty można rozliczyć w kategorii przygotowania działania. Jeśli koordynator będzie wykonywał pracę również po zakończeniu działań (do końca obowiązywania umowy finansowej) to można koszty jego pracy rozliczyć w kategorii koszty działań.

CZY MOŻNA PŁACIĆ KOORDYNATOROWI, KTÓRY JEST JEDNOCZEŚNIE UCZESTNIKIEM?

Tak, jeśli koordynator wykonuje pracę na rzecz projektu przez cały okres obowiązywania umowy finansowej.

CZY MOŻNA Z KOSZTÓW PODRÓŻY, ZAKWATEROWANIA I WYŻYWIENIA, DZIAŁAŃ OPŁACIĆ PODRÓŻ I NOCLEG I WYŻYWIENIE DLA TRENERÓW LUB INNYCH OSÓB NIE BĘDĄCYCH UCZESTNIKAMI, ALE ZATRUDNIONYCH NA POTRZEBY PROJEKTU?

Koszty trenerów powinno rozliczyć się na podstawie umowy cywilno-prawnej/faktury/rachunku. Zgodnie z zasadami programu koszty zakwaterowania i wyżywienia są wyliczane na podstawie jednostkowych stawek ryczałtowych oraz liczby uczestników biorących udział w działaniu (uczestników). Należy jednak pamiętać, że koszty te są kosztami ryczałtowymi.

JAK ROZLICZYĆ DELEGACJE Z UKRAINY DO POLSKI? NA PRZYKŁAD NA WIZYTĘ DO PL JEDZIE PRZEDSTAWICIEL Z UKRAINY, DELEGACJA JEST PO JEGO STRONIE, JAK JĄ ROZLICZYĆ?

W projekcie można rozliczyć koszty podróży oraz koszty zakwaterowania i wyżywienia, przejazdów podczas działań/wizyty przygotowawczej. Koszty delegacji (jeśli dobrze rozumiem diety) można rozliczyć jedynie na podstawie przepisów polskiego prawa, które mówi że dieta należy się pracowników. W związku z tym, że przedstawiciel z Ukrainy nie jest zatrudniony u beneficjenta, dlatego też nie ma możliwości rozliczenia jego diety jako koszt projektu.

CZY KOSZTY PRZELEWÓW NA UKRAINĘ NP. ZA HOTEL SĄ UPRAWNIONE?

Tak, jeśli to jest faktura związana z realizacją projektu to koszt przelewu można rozliczyć w kategorii koszty przygotowania działania.

CZY W RAMACH KWOTY KOSZTÓW UPOWSZECHANIANIA MOŻNA ZREALIZOWAĆ DODATKOWE, WCZEŚNIEJ NIE ZAPLANOWANE?

Koszty upowszechniania są kosztami rzeczywistymi. Nie przeszkód, aby w ramach przyznanej kwoty zrealizować dodatkowe działania, jednak ze względu na formę kosztów (koszty rzeczywiste), należy zmianę zgłosić. 

Kiedy należy dostarczyć raport końcowy?

Data dostarczenia raportu końcowego do biura, opisana jest w artykule 4 umowy finansowej. Raport należy distarczyć do biura do dnia wskazanego w umowie. 

Kto ma podpisać raport końcowy oraz dokumenty za zgodność z oryginałem?

Raport końcowy powinien podpisać ten sam reprezentant prawny, który podpisywał umowę finansową. Dokumenty powinny zostać opieczętowane za zgodność z orygniłaem przez osobę do tego uprawnioną.

Jakie materiały należy dołączyć do raportu?

Obowiązkowo należy załączyć dokumentację fotograficzną oraz materiały powstałe w ramach upowszechniania rezultatów projektu oraz listę obecności wygnerowaną przed rozpoczęciem działań z systemu on-line.

W jaki sposób należy dostarczyć listę uczestników?

Listę należy wypełnić w systeie online.frse.org.pl, następnie wydrukować i wszyscy uczestnicy powinni się na niej podpisać. 

Polsko-Litewski Fundusz Wymiany Młodzieży

Kto zarządza działaniami Funduszu?

Działaniami Funduszu zarządzają Narodowe Instytucje Zarządzające. W Polsce jest to Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, a na Litwie Departament ds. Młodzieży przy Ministerstwie Opieki Socjalnej i Pracy. Więcej informacji o NIZ znajdziecie na: http://www.plf.org.pl/fundusz/narodowe-instytucje-zarzadzajace.

Jaką pomoc można otrzymać od Funduszu?

Fundusz poprzez konkurs wniosków wspiera finansowo polsko-litewskie projekty młodzieżowe. Ponadto oferuje pomoc merytoryczną w postaci szkoleń, spotkań informacyjnych i konsultacji indywidualnych na temat projektów.

Z jakich źródeł finansowane są działania Funduszu w tym konkurs wniosków?

Donatorem, czyli jednostką finansującą działania Funduszu jest Ministerstwo Edukacji Narodowej. Oznacza to, że pieniądze pochodzące z Funduszu na dofinansowanie projektów to pieniądze krajowe.

 

Gdzie należy realizować projekty Funduszu?

To wnioskodawca decyduje gdzie będzie realizować projekt. Należy pamiętać, że w ramach formatu 1. możecie realizować projekt na terenie jednego Państwa. Natomiast w ramach formatu 2. można realizować projekty zarówno w Polsce jak i na Litwie, spotykając się kilkakrotnie.

Gdzie należy realizować wizytę przygotowawczą?

Wizyta przygotowawcza powinna być zaplanowana i zrealizowania w miejscu realizacji projektu, tak aby podczas wizyty sprawdzić warunki i możliwości pracy w wybranym miejscu.

Na co można przeznaczyć kwotę kosztów przygotowań?

Kwotę z kategorii kosztów przygotowań powinno się przeznaczyć na działania mające na celu przygotowanie uczestników obu grup do spotkania. Na przykład na materiały biurowe/plastyczne, ubezpieczenie (obowiązkowe), warsztaty językowe przygotowujące do spotkania itp.

Na co można przeznaczyć pieniądze z kategorii koszty podróży w formacie 1.?

Pieniądze w ramach kategorii koszty podróży można przeznaczyć TYLKO na sfinansowanie podróży obu grup do miejsca docelowego realizacji projektu. Koszty transportu lokalnego (dojazd do muzeum itp.) powinny być finansowe w ramach kategorii koszty działań.

W jakim języku należy złożyć wniosek?

Informujemy, iż wszystkie wnioski składane do Narodowych Instytucji Zarządzających powinny zostać złożone w języku narodowym. W języku angielskim może zostać złożona tylko część III wniosku - deklaracja partnerska.

W jaki sposób należy złożyć wniosek na konkurs?

Każdy wniosek musi zostać przesłany poprzez system on-line wraz ze wszystkimi załącnzikami do dnia wskazanego w ogłoszeniu konkursowym.

Czy otrzymam informacje na temat decyzji komitetu i kiedy?

Spotkanie Komitetu odbywa się a marcu bieżącego roku konkursowego. Ogólna decyzja Komitetu jest ogłaszana w formie zestawienia na stronach Funduszu, a do 14 dni od jej publikacji, każdy wnioskodawca otrzymuje informacje indywidualną. Wszystkie decyzje indywidualne znajdą się na osobistych kontach w systemie on-line.

Czy pomyłka w budżecie np. złe stawki finansowe powodują, że wniosek odpada formalnie?

NIE. Takie pomyłki są uzupełniane, poprawiane już po ogłoszeniu wyników konkursu. 

Czy w skład organizacji partnerskich realizujących projekt może wchodzić inne państwo niż Polska i Litwa?

NIE. Działalność Funduszu dedykowana jest tylko tym dwóm krajom. Jednocześnie nie możliwe jest organizowanie projektu na terenie innego państwa, niż Polska i Litwa.

Czy w ramach konkursu wniosków możliwe jest dofinansowanie nowo powstałego festiwalu, koncertu, sztuki teatralnej?

TAK, ale tylko w ramach formatu 2. konkursu wniosków. Oznacza to, że wnioskodawca musi wykazać wkład własny. Więcej na temat formatu 2. konkursu oraz zasad finansowania znajdziecie na http://www.plf.org.pl/wnioski

Czy Fundusz dofinansowuje istniejące już polsko-litewskie wydarzenia kulturalne / edukacyjne?

NIE. Fundusz dofinansowuje przedsięwzięcia, które realizowane są wg metody projektowej. Oznacza to, że taki projekt musi być m.in. niepowtarzalny, niecykliczny, oryginalny. Dopuszcza się jednak aby podczas takich projektów korzystać z dorobków istniejących już wydarzeń. Przykład: Projekt mówiący o wspólnej historii Polski i Litwy, w trakcie, którego młodzież aktywnie włącza się w organizacje np. rocznicy bitwy pod Grunwaldem.

Czy polskie dzieci/młodzież może wyjechać na Litwę w ramach projektów dofinansowanych przez Fundusz?

Jeżeli głównym celem jest organizacja spotkania tylko dla jednej grupy młodzieży w ramach wycieczki (turystyki) to Fundusz nie dofinansowuje takich wyjazdów. Natomiast jeżeli polskie dzieci wyjeżdżają na Litwę, aby tam wspólnie z inną grupą litewskich dzieci/młodzieży zorganizować spotkanie, które nie ma charakteru turystycznego, to Funduszu jest odpowiednim programem.

Czy w ramach Formatu 1. (wymiany młodzieżowe) w trakcie trwania jednego projektu możliwa jest rewizyta?

NIE. Wymiany młodzieżowe zakładają wspólny wyjazd dwóch międzynarodowych grup młodzieży, w celu wymiany poglądów, wiedzy, umiejętności itp. Grupy mogą się spotkać poza miejscem swojego zamieszkania, jednak podczas trwania jednego projektu nie mogą odwiedzić siebie nawzajem. Należy pamiętać, że wymiana młodzieżowa to nie to samo co wymiana szkolna i nie zakłada rewizyty. Dalsza współpraca oraz nowe projekty realizowany w innym miejscu są jak najbardziej wskazane, jednak musza to być odrębne tematycznie projekty.

Czy projekt w ramach konkursu może zostać napisany przez nauczyciela, wychowawcę?

NIE. Projekt powinien od samego początku, czyli jego idei, być dziełem młodzieży. Nauczyciel może pełnić rolę „facilitatora”, czyli osoby wspierającej, pomagającej. Aktywne uczestnictwo młodzieży to jeden z głównych filarów jakości projektów. Informacje na temat kryteriów jakościowych znajdziecie na http://www.plf.org.pl/kryteria-jakosciowe.

Czy brak takich dokumentów jak KRS, NIP, statut powoduje, iż wniosek odpada formalnie?

TAK. Wszystkie te dokumenty poświadczają jeden z formalnych wymogów konkursowych dotyczący osobowości prawnej podmiotu starającego się o dofinansowanie projektu. Brak tych dokumentów uniemożliwia ekspertowi zweryfikowanie osobowości prawnej Waszej organizacji. 


Gdzie znajdę zasady i wytyczne do konkursu wniosków?

Wytyczne i zasady konkursu co roku ogłaszane są i zamieszczone na stronie internetowej Funduszu w zakładce ‘Konkurs wniosków'.

Kto decyduje o przyznaniu środków finansowych w ramach konkursu?

Proces oceny wniosków jest kilku etapowy. Eksperci oceniają i rekomendują Komitetowi wnioski do dofinansowania lub odrzucenia. Ostateczną decyzje podejmuje jednak Komitet. Więcej na temat procesu oceny wniosków można znaleźć w zakłądce "Konkurs wniosków".

Kto decyduje o zasadach konkursu?

O zasadach konkursu co roku decyduje Komitet Funduszu. Więcej na temat Komitetu znajdziecie na http://www.plf.org.pl/fundusz/komitet-funduszu

Kiedy od momentu podpisania umowy zostaną wypłacone środki finansowe?

Aby środki zostały wypłacone muszą być spełnione następujące warunki:

  • Narodowa Instytucja Zarządzająca (NIZ) musi otrzymać środki z MEN;
  • beneficjent musi spełnić wszystkie warunki z decyzji oraz dosłać wszelkie potrzebne dokumenty;
  • umowa finansowa musi zostać podpisana przez oba podmioty (beneficjenta i FRSE).

Jeżeli NIZ posiada środki finansowe z MEN to pieniądze zostaną wypłacone na konto beneficjenta w ciągu 14 dni od podpisania umowy.

Po jakim kursie zostaną przelane środki finansowe?

Po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia składania wniosków.

W jakim terminie zostanie stworzona i odesłana do beneficjenta umowa?

Aby umowa została stworzona i odesłana musicie potwierdzić mailowo otrzymanie informacji o decyzji Komitetu, ewentualnie po otrzymaniu informacji o braku dokumentów dosłać je.

Jakie należy przedłożyć dokumenty jeżeli osobą podpisującą umowę jest osoba upoważniona do tego?

Należy przedłożyć stosowne upoważnienie oraz dokument stwierdzający stanowisko upoważniającego. Przykład: Dyrektor szkoły Jan Kowalski został upoważniony przez Burmistrza Macieja Iksińskiego do podpisania i rozliczenia projektu. Należy załączyć upoważnienie dla Jana Kowalskiego oraz wybór Macieja Iksińskiego na stanowisko Burmistrza.

Kto ze strony beneficjenta podpisuje umowę?

Państwa dokumenty jak KRS, odpowiednie ustawy, dokumenty wewnętrzne mówią o tym, kto podpisuje umowę.

W jakiej walucie zostaną wypłacone środki finansowe dla podmiotów, które wygrały konkurs?

Środki finansowe zostaną wypłacone w złotówkach po średnim kursie NBP z ostatniego dnia składania wniosków. Umowa finansowa również zostanie podpisana w złotówkach.

W jaki sposób przekazać kwotę przygotowań dla partnera?

Kwotę przygotowań przeznaczoną dla organizacji partnerskiej należy przekazać w formie przelewu lub wypłaty z kasy.
Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich (także „kasa wypłaciła”) powinny być udokumentowane w księgowości organizacji za pomocą:

  • Umowy z partnerem (W przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne jest oświadczenie/request for payment, w którym leader grupy przyjmuje środki na swoje konto w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie);
  • Wezwania do zapłaty (Request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej przez organizację partnerską;
  • Potwierdzenia przelewu lub KW.
Czy jeżeli przyjechało mniej uczestników niż zaplanowano to trzeba będzie zwracać pieniądze?

TAK. Kwota działań obliczana jest na podstawie stawki ryczałtowej na dzień na uczestnika, jeżeli uczestników jest mnie niż przewidziała to umowa, należy rozliczyć się wg faktycznego stanu uczestników.

W jaki sposób należy zgłaszać zmiany w projekcie?

Wszelkie zmiany, które ingerują w umowę finansową oraz jej załączniki (wniosek) muszą zostać zgłoszone w drodze oficjalnego pisma - list, fax do Członka Zarządu Tomasza Bratka oraz karty zmian projektu.

Czy możliwa jest zmiana terminu działań projektu?

TAK. Jeżeli poinformujecie Fundusz o zmianie terminu po podpisaniu umowy finansowej, a zmiana ta będzie wychodzić poza ramy czasowe obowiązywania umowy, potrzebny będzie aneks. Jeżeli natomiast zmiany będą się mieścić w ramach czasowych tej umowy  wystarczy tylko zgoda Funduszu na te  zmiany. WAŻNE abyście zawsze w sposób oficjalny (list, fax do Członka Zarządu Tomasza Bratka) informowali o takich zmianach zanim one nastąpią oraz wypełnili kartę zmian.

Na co można przeznaczyć kwotę związaną z upowszechnianiem rezultatów projektów?

Kwota ta związana jest z promocją rezultatów projektu np. wystawą zdjęć wykonanych podczas projektu, publikacją opisującą tematy, które podejmowaliście podczas projektu, organizacją spotkań, podczas których prezentowaliście rezultaty projektu. Kwoty tej NIE MOŻNA przeznaczyć na gadżety promocyjne projektu, czyli wszystkie materiały, które tylko promują istnienie projektu, a nie mówią o jego rezultatach, jak: czapeczki, koszulki, kubki, plakaty, banery informacyjne itp.

Czy kwota stała w ramach przygotowań projektu musi być wydatkowana przed rozpoczęciem działań projektu?

NIE. Kwota przygotowań oraz kwota działań to jedna pula pieniędzy. Nie wymagamy aby ich wydatkowanie było uzależnione od podziału czasowego projektu. Pieniądze muszą natomiast być wydatkowane w ramach dat obowiązywania umowy finansowej.

W jaki sposób dokumentujemy przekazanie organizacji partnerskiej kwoty przygotowań?

Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich (także „kasa wypłaciła”) powinny być udokumentowane w księgowości organizacji za pomocą:

  • Umowy z partnerem (W przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne jest oświadczenie/request for payment, w którym leader grupy przyjmuje środki na swoje konto w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie);
  • Wezwania do zapłaty (Request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej przez organizację partnerską;
  • Potwierdzenia przelewu lub KW.
Kto ma podpisać raport końcowy oraz dokumenty za zgodność z oryginałem?

Raport końcowy powinien podpisać ten sam reprezentant prawny, który podpisywał umowę finansową. Dokumenty powinny zostać opieczętowane za zgodność z orygniłaem przez osobę do tego uprawnioną.

Jakie dokumenty finansowe należy załączyć do raportu końcowego?

Zgodnie z wytycznymi do rozliczenia końcowego:

  • Format 1. - dokumenty poniesienia kosztów podróży i upowszechniania rezultatów projektu oraz koszty specjalne;
  • Format 2. - wszystkie dokumenty poniesienia kosztów, w tym wkład własny.
Jakie inne materiały należy dołączyć do raportu?

Obowiązkowo należy załączyć dokumentację fotograficzną oraz materiały powstałe w ramach upowszechniania rezultatów projektu oraz listę obecności wygnerowaną przed rozpoczęciem działań z systemu on-line.. 

W jaki sposób należy dostarczyć listę uczestników?

Listę należy wypełnić w systeie online.frse.org.pl, następnie wydrukować i wszyscy uczestnicy powinni się na niej podpisać. 

 

Gdzie mogę znaleźć organizację partnerską do projektu, który będę chciała zrealizować?

Możliwości znalezienia organizacji partnerskiej jest wiele:

Czy realizując projekt polsko-litewski w ramach innego programu, a nie Funduszu mogę zaprezentować go w „Galerii projektów”?

Galeria jest dedykowana uczestnikom projektów dofinansowanych w ramach Funduszu, stąd nie można w niej zamieszczać projektów realizowanych w ramach innych programów.

Czy jest możliwość umieszczania na stronie informacji o finale projektów (konferencja, występ itp.)?

Jak najbardziej istnieje możliwość zamieszczania takich informacji na naszej stronie, a także Facebooku. Prosimy o przygotowanie newsa oraz ciekawego zdjęcia. Zastrzegamy sobie możliwość zmiany tekstu (redakcja) oraz podmiany zdjęcia.


Masz pytanie?

Chętnie ci pomożemy!