Najczęściej zadawane pytania

Działaniami Rady zarządzają Narodowe Instytucje Zarządzające. W Polsce jest to Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, a na Ukrainie Ministerstwo Młodzieży i Sportu Ukrainy. Więcej informacji o NIZ znajdą Państwo tu.

Działaniami Funduszu zarządzają Narodowe Instytucje Zarządzające. W Polsce jest to Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, a na Litwie Departament ds. Młodzieży przy Ministerstwie Ochrony Socjalnej i Pracy. Więcej informacji o NIZ znajdą Państwo tu.

NIZ corocznie ogłasza konkursy wniosków w ramach PLFWM i PURWM, aby wspierać finansowo dwustronne projekty młodzieżowe. Ponadto oferuje pomoc merytoryczną w postaci szkoleń, spotkań informacyjnych i konsultacji indywidualnych na temat projektów.

Donatorem, czyli jednostką finansującą działania Rady i Funduszu po stronie polskiej jest Ministerstwo Edukacji Narodowej. Oznacza to, że pieniądze pochodzące z Funduszu na dofinansowanie projektów to pieniądze krajowe.

Konkursy w ramach Programów ogłaszane są raz do roku. Ogłoszenia pojawiają się na bieżąco na naszej stronie internetowej oraz Facebooku każdego z Programów (PURWM, PLFWM).

Możliwości znalezienia organizacji partnerskiej jest wiele:

To wnioskodawca decyduje gdzie będzie realizować projekt. W zależności od formatu projektu można zorganizować spotkania młodzieży na terenie jednego lub dwóch krajów. Szczegółowe informacje podane są w zasadach formalnych każdego z Programów. (WNIOSKI -> ZASADY FORMALNE)

Wizyta przygotowawcza powinna być zaplanowana i zrealizowania w miejscu realizacji działań, tak aby podczas wizyty sprawdzić warunki i możliwości pracy w wybranej lokalizacji.

Deklaracja powinna być wypełniona przez organizację partnerską w języku angielskim.

Każdy wniosek musi zostać wypełniony elektronicznie w systemie on-line do dnia wskazanego w ogłoszeniu konkursowym. Do wniosku należy dołączyć wymagane załączniki w formie elektronicznej.

Decyzje Rady i Komitetu są ogłaszane na stronie internetowej do 21 dni od posiedzenia Rady/Komitetu (do 3 miesięcy od daty zakończenia konkursu wniosków). Następnie, po ogłoszeniu wyników, do Beneficjentów wysyłane są decyzje indywidualne.

Na etapie oceny formalnej istnieje możliwość uzupełnienia dokumentów takich jak: KRS, NIP, statut, powołanie na stanowisko itp. Do wniosku muszą być jednak załączone deklaracja partnerska i oświadczenie wnioskodawcy. Brak tych dokumentów przerywa proces oceny formalnej i wniosek zostaje odrzucony.

NIE. Działalność PURWM dedykowana jest tylko Polsce i Ukrainie, natomiast działalność PLFMW Polsce i Litwie.

Tak, pod warunkiem, że jest to nowy festiwal, koncert itp., a nie finansowanie kolejnej edycji wydarzenia cyklicznego. NIZ dofinansowuje przedsięwzięcia, które realizowane są według metody projektowej. Oznacza to, że taki projekt musi być m.in. niepowtarzalny, niecykliczny, oryginalny. Dopuszcza się jednak, aby podczas takich projektów korzystać z dorobków istniejących już wydarzeń.

W PLFWM jest to możliwe tylko w ramach formatu 2. konkursu wniosków. Oznacza to, że wnioskodawca musi wykazać wkład własny. Więcej na temat formatu 2. konkursu oraz zasad finansowania znajdą Państwo w zakładce WNIOSKI -> DOKUMENTY.

NIE. Projekt powinien od początku, czyli jego idei, być dziełem młodzieży. Nauczyciel może pełnić rolę „facylitatora”, czyli osoby wspierającej, pomagającej, wypełniającej wniosek. Jednak to młodzież powinna być pomysłodawcą przedsięwzięcia. Aktywne uczestnictwo młodzieży to jeden z głównych filarów edukacji pozaformalnej.

Jeżeli głównym celem wyjazdu jest organizacja spotkania tylko dla jednej grupy młodzieży w ramach wycieczki (turystyki) to NIZ nie dofinansowuje takich projektów. Natomiast jeżeli polska młodzież wyjeżdża na Litwę/Ukrainę, aby tam wspólnie z grupą młodzieży realizować projekt, który nie ma charakteru turystycznego, to PLFWM/PURWM są odpowiednimi programami.

NIE. Wymiany młodzieżowe zakładają wspólny wyjazd dwóch międzynarodowych grup młodzieży, w celu wymiany poglądów, wiedzy, umiejętności itp. Grupy mogą się spotkać poza miejscem swojego zamieszkania, jednak podczas trwania jednego projektu nie mogą odwiedzić siebie nawzajem. Należy pamiętać, że wymiana młodzieżowa to nie to samo co wymiana szkolna i nie zakłada rewizyty. Dalsza współpraca oraz nowe projekty realizowane w innym miejscu są jak najbardziej wskazane, jednak muszą to być odrębne tematycznie projekty.

Wytyczne i zasady konkursów co roku ogłaszane i zamieszczane są na naszej stronie internetowej w zakładce WNIOSKI -> ZASADY FORMALNE.

Proces oceny wniosków jest kilkuetapowy. Eksperci oceniają i rekomendują Komitetowi/Radzie wnioski do dofinansowania lub odrzucenia. Ostateczną decyzję podejmuje jednak Komitet/Rada.

 

Beneficjent otrzymuje informację mailową o dokumentach niezbędnych do przygotowania i wystawienia umowy finansowej. Po dostarczeniu lub uaktualnieniu dokumentów umowa jest wystawiana w systemie on-line, a do Beneficjenta wysyłane jest zawiadomienie.

Aby środki zostały wypłacone muszą być spełnione następujące warunki:

  • Narodowa Instytucja Zarządzająca (NIZ) musi otrzymać środki z MEN;
  • umowa finansowa musi zostać podpisana przez oba podmioty (beneficjenta i FRSE).

Jeżeli NIZ posiada środki finansowe z MEN, to pieniądze zostaną wypłacone na konto beneficjenta w ciągu 14 dni od dnia podpisania umowy.

Umowę należy podpisać zgodnie z informacjami zawartymi w dokumentach dotyczących organizacji/instytucji (KRS, odpowiednie ustawy, dokumenty wewnętrzne).

Tak, jeżeli posiada stosowne upoważnienie wydane przez organ prowadzący (patrz pytanie poniżej).

Ta sytuacja dotyczy m.in. jednostek nieposiadających osobowości prawnej (np. szkoły). W takim przypadku należy przedłożyć stosowne upoważnienie dla osoby podpisującej umowę, wydane przez reprezentanta prawnego, a także dokumenty poświadczające wybór obu tych osób na stanowiska.

Przykład: Dyrektor szkoły Jan Kowalski został upoważniony przez Burmistrza Macieja Iksińskiego do podpisania umowy finansowej i rozliczenia projektu. Należy załączyć upoważnienie dla Jana Kowalskiego oraz dokument potwierdzający wybór Jana Kowalskiego na stanowisko dyrektora oraz dokument potwierdzający wybór Macieja Iksińskiego na stanowisko burmistrza.

Upoważnienie powinno być wystawione dla konkretnej osoby i dotyczyć konkretnego projektu. W upoważnieniu powinien być określony zakres czynności, które może podejmować osoba upoważniona.

Środki finansowe zostaną wypłacone w złotówkach, po kursie z miesiąca ogłoszenia konkursu wg InforEuro. Kwota dofinansowania w umowie finansowej również zostanie podana w złotówkach.

Tak. Kwota działań obliczana jest na podstawie stawki ryczałtowej na dzień na uczestnika. Jeżeli uczestników jest mniej niż przewidziała to umowa, należy dokonać rozliczenia środków według faktycznego stanu uczestników.

Wszelkie zmiany w projekcie należy zgłosić poprzez system on-line, składając wniosek o zmianę. Dokument należy wydrukować, podpisać (koordynator/reprezentant prawny), zeskanować, wysłać mailem skan do opiekuna projektu.

Wszystkie zmiany muszą być zgłaszane przed zaistnieniem faktu, na bieżąco. Wszystkie niestandardowe zmiany muszą zostać zgłoszone w drodze oficjalnego pisma. Jeżeli zmiany ingerują w podpisaną już umowę finansową oraz jej załączniki, zostanie wystawiony aneks.

Tak. Jeżeli informacja o zmianie terminu zostanie przesłana po podpisaniu umowy finansowej, a zmiana ta będzie wychodzić poza ramy czasowe obowiązywania umowy, potrzebny będzie aneks. Jeżeli natomiast zmiany będą się mieścić w ramach czasowych tej umowy, wystarczy tylko zgoda Rady na te zmiany.

Ważne, aby zawsze informować o zmianach w sposób zgodny z procedurami, a przede wszystkim przed zaistniałą sytuacją. 

Tak, beneficjent powinien przekazać organizacji partnerskiej połowę środków na przygotowania projektu.

Środki na przygotowanie projektu należy przekazać organizacji partnerskiej przed realizacją działań, tak aby można było zrealizować zaplanowane działania przygotowawcze, np. zakup ubezpieczenia. Jeśli nie będzie to możliwe przed rozpoczęciem działań, bo np. beneficjent nie otrzymał płatności z NIZ, to wówczas partner powinien ponieść koszty, które następnie beneficjent mu zrefunduje.

Kwotę przygotowań przeznaczoną dla organizacji partnerskiej należy przekazać w formie przelewu lub gotówki (KW).

Każdy przekaz środków powinien być udokumentowany w księgowości organizacji. Akceptowane są następujące formy:

  • Umowa z partnerem (w przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne jest oświadczenie/request for payment, w którym lider grupy przyjmuje środki na swoje konto w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie);
  • Wezwanie do zapłaty (request for payment)/rachunek/faktura/nota debetowa wystawionej przez organizację partnerską;
  • Potwierdzenie przelewu lub KW

Nie wymagamy, aby jej wydatkowanie było uzależnione od przedziału czasowego projektu. Pieniądze muszą natomiast być wydatkowane w ramach dat obowiązywania umowy finansowej.

Koszty działań obejmują wszelkie nakłady wynikające z przedstawionego i realizowanego harmonogramu projektu, służące realizacji zaplanowanych działań np. materiały, warsztaty, transport lokalny, itp.

Kwota ta związana jest z promowaniem rezultatów projektu. Może to być np. wystawa zdjęć wykonanych podczas projektu; publikacja opisująca tematy, podejmowane podczas projektu; organizacja spotkań, prezentujących rezultaty projektu.

Kwoty tej nie można przeznaczyć na gadżety promocyjne projektu, czyli wszystkie materiały, które promują sam projekt, a nie mówią o jego rezultatach, np. czapeczki, koszulki, kubki, plakaty, banery informacyjne itp.

Koszty upowszechniania są kosztami rzeczywistymi. Nie ma przeszkód, aby w ramach przyznanej kwoty zrealizować dodatkowe działania, jednak taką zmianę należy zgłosić.  

Tak, jeśli koordynator wykonuje pracę na rzecz projektu przez cały okres obowiązywania umowy finansowej. Opisywane wynagrodzenie nie może zostać wypłacone za czas, w którym koordynator jest równocześnie uczestnikiem projektu, tzn. za dni, w których uczestniczy w działaniach.

Te koszty można rozliczyć w kategorii przygotowań. Jeśli koordynator będzie wykonywał pracę również po zakończeniu działań (do końca obowiązywania umowy finansowej) to można koszty jego pracy rozliczyć w kategorii koszty działań.

Nie, koszty trenerów lub innych osób nie będących uczestnikami projektu powinno rozliczyć się na podstawie umowy cywilno-prawnej/faktury/rachunku w kategorii kosztów działań.

Tak, jeśli to jest faktura związana z realizacją projektu, to koszt przelewu można rozliczyć w kategorii kosztów przygotowań.

Koszty te są związane ze szczególnymi potrzebami młodzieży z mniejszymi szansami, np. osób niepełnosprawnych. W tej kategorii można zakupić rzeczy niezbędne do wyjazdu czy uczestnictwa takich osób w projekcie.

Data złożenia raportu końcowego podana jest w artykule 4. umowy finansowej. Raport należy złożyć wyłącznie w systemie on-line wraz z wymaganymi załącznikami.

Do raportu należy załączyć skan właściwie wypełnionego Oświadczenia, podpisanego tak jak umowa finansowa oraz skan wygenerowanej w systemie on-line listy uczestników. Jeżeli realizują Państwo dwa spotkania, powinny zostać wygenerowane dwie listy, które uczestnicy podpiszą w trakcie każdego ze spotkań.

Dodatkowo, jeżeli organizują Państwo wizytę przygotowawczą, należy załączyć skan listy uczestników wizyty przygotowawczej.

Obowiązkowo należy załączyć dokumentację fotograficzną (pliki lub linki do stron www) oraz materiały powstałe w ramach upowszechniania rezultatów (filmy, publikacje w formie elektronicznej, raporty ze spotkań upowszechniających itd.).

Jak najbardziej istnieje możliwość zamieszczania takich informacji na naszej stronie, a także Facebooku. Zachęcamy do przesyłania na bieżąco rezultatów Państwa projektu. W tym celu prosimy o przygotowanie informacji oraz ciekawego zdjęcia. Zastrzegamy sobie możliwość zmiany tekstu (redakcja) oraz podmiany zdjęcia.


Masz pytanie?